Tags: Zorg

Kwaliteitsondersteuning
tijdens een organisatorische crisis

Zorgcentrum ’t Slot is een zorgorganisatie voor ouderen en ontwikkelde zich de afgelopen jaren van verzorgingshuis naar verpleeghuis. De zorgzwaarte nam toe. ‘t Slot biedt zorg aan de volgende doelgroepen: Somatische zorg aan 36 cliënten waarvan 18 cliënten somatische verpleeghuiszorg. Psychogeriatrische zorg in de vorm van kleinschalig wonen voor 50 cliënten.

Het vraagstuk
Zorgcentrum t Slot verkeerde in een organisatorische lastige situatie en had de moeite om zich aan te passen aan de nieuwe eisen van het ‘Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg’. De HKZ-certificering en de ontwikkeling van beleid / visie voor de langere termijn vroeg de nodige aandacht. De betrokkenheid hierbij van de medewerker op de werkvloer was eveneens voor verbetering vatbaar.

De opdracht bestond uit de analyse van de organisatorische context, doen van verbetervoorstellen (thema: “leiderschap, governance en management”), opstellen meerjarenbeleid, uitvoeren stakeholdersanalyse en contextanalyse (thema: “gebruik van informatie”), begeleiden van medewerkersbijeenkomsten, inrichten van een kwaliteitssysteem (thema: “leren en verbeteren van kwaliteit”).

Analysefase
Na een interne analyse van de huidige governance (op basis van ca. 40 interviews) en een externe stakeholders- en contextanalyse, is een PvA tot stand gekomen dat opgebouwd is rondom de implementatie van het Kwaliteitskader Verpleeghuis op meerdere niveaus in de organisatie. Tevens was het veiligstellen van de HKZ-certificering voor langere termijn een doel.

Aanpak
Door middel van een projectmatige, gestructureerde en stapsgewijze aanpak is gewerkt aan een cultuur uitgaande van “leren en verbeteren” (PDCA). Hierin zijn aantoonbaar stappen gezet (hoger deskundigheidsniveau en hogere medewerkerstevredenheid) en resultaten bereikt (bijvoorbeeld: actief werken met een teamdashboard door medewerkers binnen 1 jaar). Hiermee werd aan borging gewerkt. Daarvoor was het noodzakelijk dat de leidinggevende structuur aangepast werd. Deze is, met steun van bestuur en RvT doorgevoerd, gevolgd door een traject met veel aandacht voor medewerkers en het opzetten van adequate kwaliteitsplannen en monitoring (onder meer de implementatie van een teamdashboard.

Projectleiding op senior niveau
Gerbrand vervulde een adviseursrol op senior niveau en was verantwoordelijk voor de totstandkoming van de organisatorische analyse en het opstellen van een plan van aanpak voor kwaliteitsverbetering (op basis van het Kwaliteitskader) en gericht op het behoud van het HKZ-certificaat. Een en ander vroeg om een analyse van de problematiek en een gericht plan van aanpak. Het scannen en uitvoeren van het plan van aanpak op senior niveau was gericht op alle actoren van de organisatie: RvT, OR, CR, bestuurder, medewerkers, vrijwilligers, management en staf.

Aantoonbaar verandermanagement blijkt uit blijvende verandering
Het element verandermanagement is te herleiden uit het feit dat er sprake is van een cultuuromslag in het kwaliteitsdenken op de locatie door het nadrukkelijk betrekken van de medewerkers van de werkvloer. Hiermee ontstond de rust en ruimte om ‘met elkaar te leren en verbeteren’ en centraal te stellen: werken aan persoonsgerichte zorg. De kwaliteit van de organisatie is gestegen. Dit werd herkend door het zorgkantoor en is bevestigd met het behoud van het HKZ-certificaat. Aansluiting houden met CR, CCR, OR en de RvT zijn belangrijke stappen geweest in dit proces.

Opstellen en uitvoeren van een scan + borging
Het Plan van aanpak op locatieniveau is ontstaan na een uitvoerige interne organisatie-analyse, het spreken van stakeholders (t.b.v. stakeholder en contextanalyse) en er is een SWOT-analyse opgenomen). Veranderkundige kennis is van belang geweest bij het laden van het PvA. Het borgen van dit proces is tot stand gebracht door professionals te werven binnen de leiding en ondersteuning (staf) die het veranderproces dragen. Een nieuw meerjarenplan met een jaarplansystematiek op basis van de X-matrix zijn geïmplementeerd. Daarnaast zijn er in deskundigheidsbevordering (opleiding), coaching van teams en het ordenen en aanbieden van kwaliteitsinformatie (teamdashboard, kwaliteitsplan, kwaliteitsverslag) cruciale stappen gezet. Hier wordt, met succes, mee gewerkt.

Fringer

Gerbrand Willemsen
Strategisch coach + bestuurder i.o.