Procesmanagement cultureel centrum Blokhuispoort gemeente Leeuwarden
Van gevangenis naar een
prestigieus cultureel centrum
In 2016 was de ontwikkeling van voormalig gevangenis de Blokhuispoort in volle gang in het kader van Leeuwarden als culturele hoofdstad van Europa in 2018. De Gemeente Leeuwarden is eigenaar van het complex en de exploitatie van het pand is in handen van de Nationale Maatschappij tot Behoud, Ontwikkeling en Exploitatie van Industrieel Erfgoed BV (BOEI BV). Een van de partijen die zitting ging nemen in het cultureel centrum was Bibliotheek midden Fryslan. De afspraken tussen de Biblitioheek als huurder, BOEI als verhuurder en gemeente Leeuwarden als subsidieverstrekker van de Biliotheek en eigenaar van het pand waren nog niet helder en geformaliseerd. Daarnaast was er geen helder plan om te komen tot de realisatie van deze afspraken. Fringers Joris Kok en Chantal Brouwer zijn betrokken om dit plan te maken en uit te voeren.
Roadmap
Joris en Chantal hebben een roadmap ontwikkeld van de te maken afspraken. Deze zijn vervolgens met betrokken partijen doorgenomen en de afspraken zijn vastgelegd in de noodzakelijke schriftelijke overeenkomsten. Deze werkwijze is typisch voor FRINGE. en heeft gezorgd voor zorgvuldige en volledige afspraken die voor alle partijen van groot belang zijn.
Traject
Tijdens de ontwikkeling van de roadmap is uitgebreid gesproken met de betrokken partijen. Het doel hiervan was om inzicht te krijgen in de reeds gemaakte afspraken en de afspraken die nog gemaakt moesten worden. Daarnaast hebben Joris en Chantal door middel van deskresearch de nodige achterliggende documenten doorgenomen. Dit, samen met de FRINGE. expertise hoe een dergelijk proces moet worden ingericht, heeft geresulteerd in een roadmap met alle te nemen stappen, de planning en een voorstel voor een overlegstructuur voor het vervolgtraject. Daarnaast is een onderlegger van de roadmap opgesteld met daarin de onderbouwing van alle afspraken, de status per afspraak en de acties.
In een vervolgtraject zijn Joris en Chantal gevraagd om de afspraken te realiseren en implementeren, zodat de Blokhuispoort in 2018 klaar was voor ‘Leeuwarden, Culturele Hoofdstad’.
Prestigieus cultureel centrum
FRINGE. heeft de Gemeente Leeuwarden als procesbegeleider geholpen bij het tijdig concretiseren van de afspraken tussen de gemeente, de bibliotheek en de vastgoedontwikkelaar waarbij de roadmap leidend was. Dit heeft er mede tot bijgedragen dat de voormalige gevangenis tijdig succesvol is omgebouwd tot een prestigieus cultureel centrum.
Bij de implementatie van de roadmap, zijn de volgende vraagstukken behandeld:
- Uitwerking van het concept van de ‘nieuwe bibliotheek’;
- Horecabusinesscase ontwikkeling binnen de bibliotheek;
- Samenwerkingsafspraken verwoord in een huurcontract en de daarbij behorende stukken zoals een demarcatielijst;
- Advisering over subsidie afspraken tussen de gemeente Leeuwarden en de Bibliotheek;
- De financiële consequenties voor de overstap van de bibliotheek naar de Blokhuispoort weergegeven in een begroting.